Lefel :Dyma'r term archifol sy'n dynodi lle mae'r cofnod yn ymddangos yn strwythur y catalog. Rhestrir y lefelau a ddefnyddir gennym ar hyn o bryd isod:

Lefel casgliad : Dyma'r casgliad cyfan grewyd yn organig neu a gasglwyd ac a ddefnyddid gan unigolyn, teulu neu fusnes/corfforaeth yn ystod gweithgaredd y crewr. Mae'r lefel yma'n rhoi braslun o gynnwys pob casgliad archifol, e.e. Llawysgrifau Dinam Hall.

Lefel cyfres : Cyfres o gofnodion o fewn casgliad, e.e. y llyfrau sgrap yng nghasgliad Papurau Alun Owen.

Lefel eitem : Yr uned archifol leiaf o fewn cyfres, e.e. llythyr neu ffotograff

Rhif Cyf. / Rhif cyfeiriad : Dyma gyfeiriad y ddogfen. Mae angen cofnodi'r rhif cyfeiriad os am weld dogfen yn yr Archifdy.

Maint : Mae'r maes yn rhoi gwybodaeth am faint y deunydd, e.e., 4 bocs, 10 medr llinol, 500 eitem

d.d. / n.d. : dim dyddiad / no date

Llsgrau / Ms : llawysgrifau / manuscripts